Wissenstransfer vor der Rente: Regelwissen sichern, bevor es geht

Ein Konstrukteur, der seit Jahrzehnten im Unternehmen arbeitet, kennt jede Ausnahme und jede historisch gewachsene Sonderregel. Nur aufgeschrieben ist sie nirgends. Solange er da ist, fragt man ihn. Mit seinem Ruhestand ist dieses Wissen verschwunden – und ein Nachfolger oder ein externer Dienstleister steht ohne verbindliche Grundlage da.

Warum gerade Sonderregeln verloren gehen

Richtlinien beschreiben den Normalfall. Sonderregeln sind Ausnahmen, und deshalb schaffen sie es selten in ein Richtliniendokument. Wer eine Ausnahme aufschreiben will, muss erst entscheiden, in welches Dokument und an welche Stelle im Kapitelaufbau sie gehört. Für einen Sonderfall lohnt sich dieser Aufwand meist nicht, also bleibt die Regel ungeschrieben. Sie lebt in den Köpfen der Erfahrungsträger, in alten E-Mails und in Randnotizen.

Das Ergebnis: Ausgerechnet das Wissen, das am schwersten wiederzubeschaffen ist, ist am schlechtesten gesichert.

Regeln erfassen, solange die Erfahrungsträger da sind

Der wichtigste Schritt ist, das Wissen zu sichern, bevor jemand geht: aus vorhandenen Dokumenten und aus Gesprächen mit den Erfahrungsträgern. Jede Regel bekommt eine Quellenangabe, damit sie später überprüfbar bleibt.

Mit konstruktionsrichtlinie.de muss dabei niemand vorher klären, wo eine Regel stehen müsste. Vorhandene Dokumente werden hochgeladen, und daraus entstehen Regelvorschläge mit Fundstelle (siehe Dokumentenverwaltung und Regelextraktion). Sonderregeln, die nirgends stehen, werden wie jede andere Regel erfasst – mit Wert oder Bedingung, Begründung und Beleg. Gibt es kein Dokument, ist die Quelle das Gespräch mit dem Konstrukteur, der die Ausnahme kennt. Auf Wunsch unterstützen Ingenieurleistungen wie Interviews und Workshops dabei.

Die Begründung gehört dazu

Eine Regel ohne Begründung überlebt ihren Wissensträger nur so lange, bis jemand sie infrage stellt. Deshalb gehören zu jeder Regel neben Wert oder Bedingung auch das Warum: welches Problem sie verhindert, welche frühere Erfahrung dahintersteckt. Was eine Regel dafür braucht, beschreibt der Beitrag Was ist eine "gute" Konstruktionsregel?

Ein Regelwerk für den Alltag statt eines Archivs

Ein einmaliges Interview, dessen Ergebnis in einem Ordner verschwindet, sichert das Wissen nur auf dem Papier. Erst ein Regelwerk, das im Alltag genutzt wird, bleibt lebendig: Konstrukteure stellen ihre Fragen im KI-Chat mit Beleg und sehen bei jeder Antwort, aus welcher Regel und aus welcher Quelle sie stammt. Fehlt etwas oder ist etwas überholt, fällt das im Gebrauch auf und lässt sich ergänzen. Neue und geänderte Regeln prüft und gibt ein Dokumentenverwalter frei, damit das Regelwerk verlässlich bleibt.

Diese Pflege ist eine laufende Aufgabe und kein Projekt mit Enddatum. Der Aufwand ist überschaubar, wenn das Regelwerk von Anfang an strukturiert ist. Wie das gelingt, zeigt der Leitfaden Konstruktionsrichtlinien strukturieren statt sammeln.

Womit Sie anfangen können

Überlegen Sie, welche zwei oder drei Kollegen in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen könnten. Sammeln Sie mit ihnen zuerst die Regeln, die nirgends stehen: die Ausnahmen, die Sie sonst nur mündlich weitergeben. Ergänzen Sie jeweils das Warum. Alles andere lässt sich danach Schritt für Schritt aus den vorhandenen Dokumenten ergänzen.