Konstruktionsrichtlinien strukturieren, statt sammeln

Im Ordner "Richtlinien" liegen vierzehn Dateien: drei Versionen der Fertigungsrichtlinie, ein PDF mit handschriftlichen Anmerkungen, eine Präsentation aus einer Schulung vor fünf Jahren. Ein neuer Konstrukteur fragt, welche Mindestwandstärke für Gussteile gilt. Jeder, den er fragt, nennt einen anderen Wert oder verweist auf eine andere Datei. Verbindlich ist am Ende keine davon.

Warum eine Sammlung kein Regelwerk ist

Dokumente sind für Menschen geschrieben, die sie von vorne bis hinten lesen. Im Konstruktionsalltag wird aber nicht gelesen, sondern nachgeschlagen: Welcher Wert gilt für dieses Bauteil, unter welchen Bedingungen, und warum? Eine Dateisammlung beantwortet das nur, wenn man weiß, wo man suchen muss und welche Fassung die aktuelle ist. Dazu kommen typische Schwächen:

• Regeln stehen mehrfach in unterschiedlichen Fassungen, ohne dass erkennbar ist, welche gilt.
• Begründungen fehlen oder stehen an anderer Stelle. Wer die Regel anpassen möchte, weiß nicht, was sie ursprünglich absichern sollte.
• Sonderfälle und Erfahrungswissen stehen oft in gar keinem Dokument (mehr dazu im Beitrag Wissenstransfer vor der Rente).
• Änderungen lassen sich nicht nachvollziehen: Welche Regel galt zum Zeitpunkt der Konstruktion?

Was "strukturiert" konkret heißt

Strukturieren bedeutet, den Fließtext in einzelne, in sich geschlossene Regeln zu zerlegen. Jede Regel beantwortet dieselben Fragen: Wofür gilt sie, welchen Wert oder welche Bedingung legt sie fest, warum gibt es sie, und woher stammt das Wissen? Wie eine solche Regel aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag Was ist eine gute Konstruktionsregel?.

Der Gewinn zeigt sich im Alltag. Eine einzelne Regel lässt sich finden, verlinken, prüfen und pflegen. Wird ein Wert angepasst, ändert sich genau eine Stelle und nicht drei Dokumente, von denen eines vergessen wird. Konformität heißt dann: Konstruktionen lassen sich gegen ein eindeutiges, aktuelles Regelwerk des eigenen Unternehmens entwickeln. Das ist etwas anderes als ein CE-Nachweis und ersetzt diesen nicht.

Kein Gesamtdokument, auf das sich alle einigen müssen

Ein zentrales Richtliniendokument scheitert häufig nicht an fehlendem Wissen, sondern an der Abstimmung: Es muss gegliedert, diskutiert und von allen getragen werden, bevor etwas verbindlich ist. Das dauert, und solange gilt nichts. Bei einzelnen Regeln entfällt dieses Hindernis. Sie müssen nicht warten, bis das gesamte Regelwerk steht, sondern können unstrittige Regeln sofort festhalten, freigeben und abrufbar machen. Strittige Punkte klären Sie später, einzeln und ohne die übrigen Regeln aufzuhalten. So wächst das Regelwerk mit dem, worauf sich das Team bereits verständigt hat, und wird von Beginn an nutzbar.

Vom Dokument zur Regel: so geht es mit konstruktionsrichtlinie.de

Niemand muss dafür bei null anfangen. Vorhandene Richtlinien laden Sie in die Dokumentenverwaltung hoch. Die Plattform erzeugt daraus Regelvorschläge und nennt zu jedem die Fundstelle im Quelldokument. Fehlendes Wissen, das in keinem Dokument steht, legen Sie als Regel direkt an, etwa die Sonderregel, die bisher nur ein erfahrener Kollege kennt. Dafür müssen Sie nicht entscheiden, in welches Dokument oder Kapitel sie gehört.

Verbindlich wird eine Regel erst durch den Menschen: Ein Vorschlag wird geprüft und im Regel-Freigabe-Workflow freigegeben. Der freigegebene Stand bleibt erhalten, sodass sich später nachvollziehen lässt, welche Regel zu welchem Zeitpunkt galt.

Womit Sie anfangen können

Sie müssen nicht das gesamte Regelwerk auf einmal umbauen. Bewährt hat sich ein kleiner Anfang:

• Wählen Sie ein Thema, bei dem es im Team regelmäßig Rückfragen gibt, etwa Toleranzen, Oberflächen oder Normteile.
• Laden Sie die zugehörigen Dokumente hoch und prüfen Sie die vorgeschlagenen Regeln.
• Ergänzen Sie, was bisher nur im Kopf oder in E-Mails existiert.
• Geben Sie die geprüften Regeln frei und erweitern Sie das Regelwerk Thema für Thema.

So entsteht aus einer gewachsenen Ablage Schritt für Schritt ein Regelwerk, auf das sich Konstrukteure, Kollegen und externe Partner verlassen können. Testen Sie konstruktionsrichtlinie.de kostenlos mit einer Ihrer eigenen Richtlinien.

Weiterführend: Warum ein Chat mit PDFs nicht reicht und Wie viel Zeit verbringt Ihr Team mit Suchen?